یکی از دغدغههای رایج مدیرانی که از نرم افزار CRM استفاده میکنند مسئله امنیت است! یعنی آیا سیستم CRM موجود یک سیستم نرم افزاری امن است؟ آیا از اطلاعات ارزشمند مشتریان در برابر هکرها محافظت میشود؟ آیا کارمندان پس از خروج از شرکت همچنان اطلاعاتشان حفاظت میشود و سؤالات بسیار دیگری که ذهن هر مدیری را درگیر میکند.
اهمیت بالا و حیاتی در امنیت CRM ها، ما را واداشت تا با کمک تیم تخصصی پارس ویتایگر، نکاتی را درباره امنیت نرم افزار CRM به همه کسب و کارها یادآوری کنیم.
در صورت عدم رعایت از جانب کاربران ممکن است امنیت اطلاعات شما به خطر بیفتد و سازمان شما ناامن شود. این نکات اگرچه ساده اما بسیار کاربردی هستند. بهطوریکه بعضی از آنها ممکن است در عمل شما را شگفتزده کنند.
مرتبط: CRM چیست؟
استفاده از ساختار پسوردی غیرقابل نفوذ در امنیت CRM
در ادامه مسئله امنیت نرم افزار CRM ساخت یک پسورد غیرقابل نفوذ الزامی است. به همین منظور در بخش بعدی چند قانون که ورود هکرها به پسورد شما را سخت میکند قرار دادهایم. همزمان با پیشرفت تکنولوژی، روشهایی که توسط هکرها بکار گرفته میشود نیز پیشرفت کرده پس لازم است که پسوردتان را کمی پیچیدهتر از گذشته انتخاب کنید.
نکته 1: مواردی که باید از آنها پرهیز کنید: نام، محل تولد، سکونت یا هر اطلاعات رایجی که درباره شما وجود دارد مانند نام فرزندتان، کد ملی، شماره تلفن و موبایل
نکته 2: هرچه پسورد شما طولانیتر باشد، حدس زدن آن نیز سختتر میشود. پسوردی با 12 کاراکتر یا حتی طولانیتر در نظر بگیرید.
نکته 3: یک پسورد با کاراکترهای مختلف استفاده کنید: تنوع در استفاده از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و علائم
حتی بعد از ایجاد یک پسورد امن، هنوز کارتان تمام نشده است. به یاد داشته باشید: بههیچوجه از پسوردهای مشابه استفاده نکنید. روشهای متفاوتی برای ایجاد یک پسورد منحصربهفرد وجود دارد پس هرگز از یک پسورد استفاده نکنید.
نکته 4: در یک ابزار مدیریت پسورد ثبتنام کنید: این برنامهها معمولاً پسوردهای شما را ذخیره میکنند. (و حتی پسوردهای جدیدی را برای شما ایجاد میکنند.)
تنها کاری که شما باید انجام دهید به خاطر سپردن یک پسورد برای دسترسی به اطلاعات ذخیرهشده است. یکبار پسورد خود را وارد کنید و برنامه انجام بقیه کارها را به عهده خواهد گرفت.
نکته 5: پسوردهای اصلی را برای ابزارها، برنامهها و سایتهای ارزشمند را به خاطر بسپارید: حافظه خود را با پسوردهای زیاد پر نکنید. از پسوردهای اصلی برای سایتهای مهم مانند رمز ایمیل و رسانههای اجتماعی و پسوردهای رایجتر اما غیرقابل کرک برای موارد کماهمیتتر استفاده کنید.
نکته 6: از ترکیب هر دو روش بهره ببرید: مدیریت پسوردها و به خاطر سپردن آنها شما همیشه میتوانید از هر دو روش برای مسئله امنیت نرم افزار CRM ویتایگر استفاده کنید. پسوردهای مهم برای ابزارهای اصلی و مهم را به خاطر بسپارید و ابزارهای مدیریت پسورد برای ابزارهای کماهمیتتر استفاده کنید.
در ادامه یکی از حملات امنیتی در نرم افزار CRM را برای مثال آوردهایم:
آمادگی برای بروت فورس یا حمله جستجو فراگیر
اگر شما هم جز افرادی هستید که اولین بار است کلمه بروت فورس را شنیدهاید باید بدانید که روشی است که اکثر هکرها برای ورود به سایت استفاده میکنند. بدین منظور هکرها بهطور پیدرپی نام کاربری و پسورد شما را حدس میزنند. اغلب به دلیل ضعیف بودن پسورد، بعد از چند بار تلاش موفق میشوند که وارد سایت شما شوند.
هنگامیکه هکرها به داشبورد نرم افزار CRM شما دسترسی داشته باشند، میتوانند هر کاری که میخواهند انجام دهند. به همین دلیل باید از قوی بودن پسورد خود مطمئن شوید.
طبق اطلاعات آماری از کسب و کارها، کد نویسی قوی و رعایت نکات امنیتی در نرم افزار CRM پارس ویتایگر، یک محیط امن برای انتخاب و استفاده، مهیا نموده است.
هرچند پسورد ضعیف میتواند راه ورود به هر نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری را باز کند. پیشنهاد ما این است که برای امنیت نرم افزار سی آر ام از ترکیبهای متفاوت استفاده کنید: حروف بزرگ و کوچک، بخصوص کاراکترها و اعداد. حتی پیشنهاد میشود که بهصورت ماهانه پسوردتان را تغییر دهید.
استفاده از یک میزبان حرفهای برای حفظ امنیت نرم افزار CRM
روش دوم در امنیت نرم افزار CRM استفاده از یک میزبان (سرویسدهنده هاست) امن و حرفهای است. فاکتورهای کلیدی اولیه که باید برای میزبان هاستینگ در نظر داشت شامل:
حجم و ماهیت اطلاعات، سطح امنیت موردنیاز و میزان فعالیتهای کارمندان و نیازشان در دسترسی به اطلاعات و منابع نرم افزاری و سختافزاری است.
حال با توجه به موارد گفتهشده بررسی کنید آیا خدمات میزبان هاست با نیازهای شما همخوانی دارد؟
میزبان ابری مزایایی که برای کاربران نرم افزارهای CRM دارد به شرح زیر است:
- کاهش هزینههای سختافزاری (در ابتدا شما نیازی به سختافزار گرانقیمت ندارید بلکه از امکانات فضای هاستینگ بهره میبرید)
- امکان دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان
- امکان تمرکز روی اهداف کسبوکارتان بجای تمرکز بر مسئله امنیت نرم افزار CRM
- آپدیت، تعمیر و نگهداری سختافزار و نرم افزار بهعنوان یک خدمت از طرف سرویس میزبانی به شما ارائه میشود.
- پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات درزمانی که مشکلی اتفاق میافتد.
- کاهش زیان ناشی از بلایای طبیعی یا سرقت
بهطور منظم برنامههای آنتیویروس را بروز رسانی کنید
24 درصد از کامپیوترهای شخصی در سرتاسر جهان از نرم افزارهای امنیتی مانند آنتیویروس استفاده نمیکنند. شرکت امنیتی Blue coat تأکید دارد که: مطمئن شوید که بر روی کامپیوتر کارمندانتان آنتیویروس مناسب نصبشده باشد و بهطور منظم نیز بروز رسانی می شود.
این مسئله از حمله بدافزارها جلوگیری میکند و از همه مهمتر از اطلاعات مهم نیز محافظت میکند. اسکن اطلاعات توسط آنتیویروس میتواند نرم افزار CRM را در مقابل آسیبپذیریها حفاظت کند؛ و امنیت نرم افزار CRM را تا حد زیادی تضمین کند.
استفاده از آدرس آی پی مطمئن درامنیت CRM
اتصالات و ارتباطات آنلاینتان را به آدرس آی پی معتبر محدود کنید تا از اتصال آیپیهای غیرمجاز و دسترسی کاربران به نرم افزار CRM خود جلوگیری کنید. محدودیتهای آدرس آی پی روی پروفایل کاربر اعمال میشود و تلاش کاربر برای ورود با آی پی تائید نشده مسدود میشود.
علاوه بر این در ادامه مسئله امنیت نرم افزار CRMمطمئن شوید که بکاپ کامل از اطلاعات خود دارید.
نرم افزار پارس ویتایگر راه حلی مطمئن برای امنیت CRM
نرم افزار CRM پارس ویتایگر علاوه بر توجه و رعایت اصول گفته شده برای حفظ امنیت یک گام بالاتر رفته است. به این معنی که تنها توجه به نکات امنیت نرم افزار CRM برای جلوگیری از هک و دزدیده شدن اطلاعات کافی نیست!
محافظت از اطلاعات نیز بسیار مهم و حائز اهمیت است. به تعریف ساده تر، داشتن فضای هاستینگ به تنهایی به این معنا نیست که از اطلاعات CRM خود بکاپ نگیرید. در نرم افزار CRM باید مطمئن شوید که بکاپ گیری بهدرستی و بهطور منظم انجام شود.
برای این کار میتوانید از نرم افزار CRM پارس ویتایگر با قابلیت ماژول پیشرفته بکاپ خودکار استفاده کنید و یک کپی از آن را حتماً خارج از حافظه هاست نگهداری کنید.
این روش به تنهایی و به صورت دستی بسیار دردسر ساز است اما نرم افزار CRM پارس ویتایگر این مهم را به طور خودکار با ماژول پیشرفته برای کسب و کار شما انجام می دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان پارس ویتایگر در زمینه خرید CRM در ارتباط باشید.
