اکسل یک مهارت مهم است که تقاضای کار زیادی دارد. فرقی نمی‌کند که یک متخصص مستقل و باتجربه باشید یا یک تحلیلگر داده؛ شما باید برای متمایزشدن از سایر فریلنسرها، تکنیک‌های پیشرفته Excel در آفیس به‌ویژه Office 2021 را بدانید و به آنها تسلط داشته باشید.
ازآنجایی‌که ما در دنیای دیجیتال زندگی می‌کنیم و همواره در حال تولید داده هستیم، شرکت‌ها همیشه به دنبال متخصصان با استعدادی هستند که بتوانند داده‌های خام را به بینشی تبدیل کنند که به آنها در تصمیم‌گیری‌های تجاری بهتر، کمک کنند. مهارت‌های پیشرفته اکسل، مهارت‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا محاسبات پیچیده، شبیه‌سازی، تجسم داده‌ها و اتوماسیون را انجام دهید.
به نقل از وب‌سایت باما سافت: «امکانات جدیدی همچون بهینه‌سازی و پیشرفت‌های چشمگیر در عملکرد برنامه‌ها و ابزارها به شما اجازه می‌دهد با دقت و انعطاف‌پذیری بیشتری کار کنید و در نهایت به خروجی‌های باکیفیت‌تری دست پیدا کنید. با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته‌تر و ویژگی‌های قابل‌تنظیم، آفیس 2021 ابزاری قدرتمندتر از گذشته را به شما ارائه می‌دهد و تجربه کاری شما را به یک سطح جدید از بهره‌وری و اثربخشی می‌رساند.»
منبع: صفحه خرید لایسنس اورجینال آفیس ۲۰۲۱
در این مقاله، نمونه‌هایی از مهارت‌های پیشرفته در اکسل را بررسی خواهیم کرد؛ نکاتی را برای بهبود مهارت‌های Excel فهرست می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه آنها را در محل کار و در حین پیداکردن شغل، نشان دهید.
مهارت‌های پیشرفته در اکسل چیست؟
مهارت‌های پیشرفته در اکسل، ابزارها و قابلیت‌هایی هستند که برای تجزیه‌وتحلیل داده‌های سطح بالاتر و دست‌کاری داده‌ها استفاده می‌شوند. به طور خاص، این مهارت‌های پیشرفته شامل فرمول‌ها و قالب‌بندی‌های پیچیده‌تر و همچنین دانش عمیق از ابزارها و توابع اکسل است.
تکنیک‌های پیشرفته Excel در Office 2021
استفاده از مهارت‌های پیشرفته اکسل به کارمندان شغل‌های مختلف، کمک می‌کند که داده‌های پیچیده را تجزیه‌وتحلیل و به مدیران کمک کنند تا در تصمیم‌گیری‌های تجاری بهتر عمل کنند.
به‌عنوان‌مثال، این مهارت‌ها می‌توانند به بخش‌های بازاریابی کمک کنند تا اطلاعات افراد خاصی را هدف قرار دهند یا به بخش‌های فروش کمک کنند تا پر فروش و بهترین محصول را تعیین کنند. در اینجا چند مهارت پیشرفته اکسل وجود دارد که برای بسیاری از صنایع ضروری است:
- استفاده از جداول پویا (Pivot Tables)
- استفاده از توابع پیچیده
- استفاده از نمودارهای پیشرفته
- استفاده از ابزارهای تحلیل داده
در ادامه به بررسی کلی این موارد خواهیم پرداخت.
استفاده از جداول محوری (Pivot Tables)
قابلیت PivotTable، یک ویژگی در اکسل است که عملکرد آن، ایجاد گزارش از مجموعه بزرگی از داده‌ها و اطلاعات است. این ابزار می‌تواند به طور خودکار، خلاصه‌ای از داده‌ها را به شما ارائه دهد. جداول محوری به کاربران اجازه می‌دهد تا به داده‌های مشابه و یکسان از دیدگاه‌ها و زوایای مختلف نگاه کنند.
جداول محوری که به جداول پاشنه‌ای و لولایی نیز معروف هستند، یکی از شناخته‌شده‌ترین و قدرتمندترین مهارت و تکنیک‌های پیشرفته Excel در Office 2021 است. شما می‌توانید از PivotTable برای محاسبه، خلاصه‌سازی، تجزیه‌وتحلیل، مشاهده مقایسه‌ها، تشخیص الگوها و روندها در داده‌های خود استفاده کنید. PivotTable یک ابزار پویا برای موارد زیر است:
- ارائه و تجزیه‌وتحلیل حجم زیادی از داده‌ها به روش‌های کاربرپسند
- جمع‌بندی و مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس دسته‌بندی‌ها و زیرشاخه‌ها
- ایجاد محاسبات و فرمول‌های سفارشی برای اعمال به مجموعه‌داده‌ها
- فیلتر، مرتب‌سازی و گروه‌بندی داده‌ها برای تمرکز روی اطلاعات موردنیاز
- ارائه گزارش‌های مختصر، جذاب و تصویری
این مهارت به کاربران کمک می‌کند تا با جدول داده‌های قابل مدیریتی‌تری کار کنند. این تکنیک به کاربران اجازه می‌دهد تا کار خود را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهند.
استفاده از توابع پیچیده
توابع پیچیده یک تابع داخلی در اکسل است که به‌عنوان یک عملکرد مهندسی، طبقه‌بندی می‌شود. می‌توان از آن به‌عنوان یک تابع کاربرگ (WS) در اکسل استفاده کرد. به‌عنوان یک تابع کاربرگ، COMPLEX function می‌تواند به‌عنوان بخشی از فرمول در سلول یک برگه وارد کرد.
یک فرمول ساده، یک عبارت ریاضی با یک اپراتور است ؛ مانند 7+9. یک فرمول پیچیده، بیش از یک اپراتور ریاضی است؛ مانند 5+2×8. زمانی که بیش از یک عملیات در یک فرمول وجود دارد، ترتیب عملیات به صفحه گسترده شما می‌گوید که کدام عملیات را باید ابتدا محاسبه کنید.
تمام برنامه‌های صفحه گسترده، فرمول‌ها را بر اساس ترتیب عملیات زیر محاسبه می‌کنند:
- عملیات محصور در پرانتز
- محاسبات نمایی (به عنوان مثال 3^2)
- ترتیب ضرب و تقسیم به این صورت که هر کدام اول باشد
- جمع و تفریق، هر کدام که اول باشد
استفاده از نمودارهای پیشرفته
نمودارها باعث می‌شوند که خواندن و مقایسه داده‌ها آسان‌تر و قابل فهم‌تر شود. این ابزارها با ارائه یک کمک بصری واضح، به‌خصوص در هنگام کارکردن با اعداد، ارائه داده‌ها را بهبود می‌بخشند. نمودارهای پیشرفته به کاربران اجازه می‌دهند تا بخش‌های یک مجموعه‌داده را با سایر داده‌های آن مجموعه، مقایسه کنند. ساخت نمودار، یکی از مؤثرترین تکنیک‌های Excel برای نمایش تحلیل داده‌ها در Office 2021 است.
زمانی که داده‌های شما در یک صفحه گسترده اکسل باشد، هیچ فایده‌ای ندارد. کاربران حرفه‌ای می‌دانند که با استفاده از نمودارها می‌توان ارتباط مؤثرتری برقرار کرد و نتایج را به شکلی خیره‌کننده و قابل‌درک ارائه کرد. مهارت‌ها و تکنیک‌های موردنیاز برای ترسیم نمودار پیشرفته در Excel 2021، عبارت‌اند از:
- دانستن نحوه انتخاب نوع مناسب نمودار برای هر موقعیت
- توانایی ترکیب نمودارهای مختلف در یک نمودار
- استفاده از ویژگی‌هایی مانند نمودارهای درون‌سلولی (In-cell Charts) و نمودارهای قالب‌بندی شرطی
- توانایی تنظیم نمودارهای پویا و تعاملی
- استفاده از sparkline
نمودارها می‌توانند به شما در تجسم داده‌ها کمک کنند که این کار ممکن است اشتراک‌گذاری و ارائه آنها را آسان‌تر کند.
استفاده از ابزارهای تحلیل داده
هدف یک تحلیلگر داده، ایجاد یک روایت منسجم و معنادار از داده‌های جمع‌آوری شده است. یک تحلیلگر داده می‌تواند با تجزیه‌وتحلیل، داده‌های خام را به اطلاعات مفید تبدیل کند. این اطلاعات تحلیل شده به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند. آنها همچنین روند داده‌هایی که ممکن است برای پیش‌بینی در آینده استفاده شوند را شناسایی می‌کنند.
اگر به‌جای استفاده از ابزارهای تحلیل داده از شخصی ماهر برای تحلیل داده‌ها، استفاده می‌کنید، باید بدانید که مهارت‌ها و تکنیک‌های پیشرفته Excel در Office 2021 که یک تحلیلگر داده به آن نیاز دارد چیست. این مهارت‌ها شامل PivotTables، توابع INDEX MATCH، نمودارها و ابزارهای پیش‌بینی و روند می‌شود.
مطلب پایانی
مهارت‌ها و تکنیک‌های پیشرفته اکسل به‌ویژه Excel 2021 برای بسیاری از مشاغل، ضروری است. کارفرمایان برای استخدام یک تحلیلگر داده، انتظار تسلط بر مهارت‌های پیشرفته اکسل را از شما دارند. حرفه تجزیه‌وتحلیل نیز در حال افزایش و پیشرفت است؛ بنابراین اگر می‌خواهید یک تحلیلگر داده حرفه‌ای شوید، یادگیری مهارت‌های اکسل، یکی از راه‌های کلیدی برای رسیدن به هدف شما است.
به نقل از Microsoft:
«نشان دهید که مهارت‌های لازم برای کسب بیش‌ترین امتیاز از اکسل را با کسب گواهی‌نامه تخصصی مایکروسافت آفیس دارید: گواهی نامه تخصصی اکسل. این گواهی شایستگی در ایجاد، مدیریت و توزیع صفحات گسترده حرفه‌ای برای انواع اهداف و موقعیت‌های تخصصی را نشان می‌دهد.»
البته، تحلیلگران داده تنها حرفه‌ای نیستند که از مهارت‌های پیشرفته اکسل استفاده می‌کنند. این مهارت‌ها برای طیف وسیعی از مشاغل مهم هستند؛ از جمله:
- امور مالی و حسابداری
- منابع انسانی
- بازاریابی دیجیتال
- مدیریت پروژه
- مدیریت موجودی و محصول
بسیاری از ما کم‌وبیش با اکسل آشنا هستیم، اما برای پیداکردن شغل در این حوزه، بهتر است شما دوباره مهارت‌های خود را محک بزنید و ببینید آیا دانش فعلی شما برای این کار کافی است یا اینکه باید سطح دانش خود را افزایش دهید.
