وقتی تصمیم می‌گیرید که در مجموعه خود هرگونه ارتباط مبتنی بر کاغذ را حذف کنید، یکی از اصلی‌ترین نرم افزارهایی که باید تهیه کنید، نرم افزار دبیرخانه است. نرم افزار دبیرخانه که در زبان انگلیسی به آن Mailroom Software گفته می‌شود ابزار کارآمدی است که همه وظایف مربوط به ارسال و دریافت نامه و حتی بسته‌های درون و برون سازمانی شما را بر عهده می‌گیرد.
شاید تصور شما این است که سازمانتان هنوز آنقدر بزرگ نیست که لازم باشد آن را به یک نرم افزار دبیرخانه مجهز کنید یا مدیریت نامه‌ها یا بسته‌هایتان را با یک دفتر معمولی هم می‌توانید مدیریت کنید. اما تا وقتی از یک نرم افزار دبیرخانه استفاده نکرده باشید نمی‌توانید حدس بزنید که این ابزار به ظاهر ساده تا چه اندازه قادر است جلوی اشتباهات انسانی را بگیرد و به عملکرد سازمان شما سرعت و دقت ببخشد.
این مطلب قرار است در ادامه فواید استفاده از نرم افزار دبیرخانه را توضیح دهد و یکی از بهترین نمونه‌های نرم افزار دبیرخانه موجود در بازار را به شما معرفی کند.
فواید استفاده از نرم افزار دبیرخانه
این یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که به واسطه آن سازمان‌های پیشرو ترغیب می‌شوند که نرم افزار دبیرخانه را تهیه کنند. همین که برای ارسال و دریافت نامه‌ها نیاز به هیچ کاغذی نبوده و همه فرآیند به صورت مکانیزه انجام شود، اتفاق جذابی است. حذف کاغذ که همواره مورد خطر است، ممکن است گم بشود، بسوزد، در اثر رطوبت از بین برود و به طور کلی تهیه آن هزینه بر است، می‌تواند سازمان‌ها را هوشمند کرده و در هزینه‌های آن‌ها صرفه جویی کند.
- امکان استفاده از نامه الکترونیک به عنوان سند
تصور کنید یکی از مشتریان، ارباب رجوعان یا همکاران شما مدعی است که نامه‌ای را برای شما ارسال نکرده یا در متن آن خطایی نبوده است. وقتی اسناد شما کاغذی است اثبات این موضوع که نامه توسط چه کسی ارسال شده، چه زمانی فرستاده شده و مخاطب آن چه کسی بوده؟ کار دشواری است. در حالی که وقتی سازمان شما مجهز به نرم افزار دبیرخانه است به راحتی می‌توانید نقطه ابتدایی نامه، ارسال کننده، مخاطب، زمان ارسال، اصل فایل نامه و هر چیز دیگری که به آن نیاز دارید را به عنوان سند مورد استفاده قرار دهید.
- قدرت ارسال یک نامه به چندین نفر
فرض کنید که دبیرخانه سازمان موظف است برای هزار نفر از مشتریان شما یک دعوت نامه ارسال کند. بدیهی است که این کار با دشواری زیاد روبه رو است و احتمال خطای انسانی در آن بسیار زیاد است. ممکن است افرادی از لیست جا بمانند یا اشکالات دیگری در این فرآیند طاقت فرسا رخ بدهد. اما وقتی از نرم افزار دبیرخانه استفاده می‌کنید، کافی است متصدی دبیرخانه تنها یک بار متن دعوت نامه را نوشته و آن را برای صدها یا هزاران نفر از مخاطبان لیست شما ارسال کند. آیا هنوز هم فکر می‌کنید خطایی در این روند کاری رخ بدهد؟!
- سرعت بالای رسیدگی به اموری که به صورت نامه‌ای دریافت می‌شوند
وقتی به نرم افزار دبیرخانه مجهز باشید، متصدی این بخش از سازمان شما قادر است بلافاصله بعد از دریافت نامه، آن را مشاهده کرده و هر اقدامی که لازم است روی آن انجام دهد. الکترونیکی بودن نامه‌های درون و برون سازمانی این مزیت را دارد که هیچ نامه‌ای برای مدت طولانی در لیست بررسی باقی نمی‌ماند. این زمان صرفه جویی شده میزان رضایت افراد از بخش دبیرخانه را افزایش داده و در نهایت در سرعت کلی سازمان شما موثر خواهد بود.
- امکان ردیابی کردن نامه‌ها افزایش پیدا می‌کند
یکی از ویژگی‌های بسیار مثبت نرم افزارهای دبیرخانه این است که مجهز به سیستم کد گذاری کردن روی نامه‌ها هستند. به این معنی که بلافاصله بعد از دریافت نامه روی آن یک کد منحصر به فرد درج می‌شود و نامه‌ها بر اساس همان کد بایگانی می‌شوند. این که این کد گذاری به چه صورتی انجام شود، قالبی است که هر سازمانی بر اساس استانداردهای خودش آن را تعیین می‌کند. اما همین کد گذاری مکانیزه یا اصطلاحاً شماره کردن نامه به صورت خودکار امکانی است که احتمال گم شدن نامه‌ها را به طرز چشمگیری کاهش می‌دهد. همچنین سرعت سرچ نامه‌ها را افزایش داده و این امکان را به متصدی دبیرخانه می‌دهد که هر نامه‌ای را با هر تاریخی از ارسال و دریافت به راحتی جستجو کرده و بیابد.
نرم افزار دبیرخانه یگانه، بهترین ابزاری که برای مکانیزه کردن دبیرخانه خود به آن نیاز دارید
خیلی مهم است که وقتی تصمیم به خرید نرم افزار دبیرخانه می‌گیرید آن را از مجموعه‌ای تهیه کنید که سالهاست در زمینه طراحی و تولید نرم افزارهای اداری فعالیت می‌کند. چنین مجموعه‌هایی به خوبی نیازهای بخش‌های مختلف را می‌دانند و نرم افزارهای تولیدی آن‌ها تمام آزمون‌هایی که برای تست عملکرد درست یک نرم افزار نیاز است را طی کرده است.
به طور مثال شرکت یگانه که چیزی نزدیک به 15 سال است در زمینه تولید نرم افزارهای اداری فعالیت دارد و به طور تخصصی در این حوزه کار می‌کند. نرم افزار دبیرخانه یگانه یکی از قدرتمندترین محصولات نرم افزاری این مجموعه است که طبق نظر حداقل 200 نفر از متصدیان و مدیران دبیرخانه در ایران نوشته شده است.
نرم افزار دبیرخانه یگانه امکان ثبت کلیه مشخصات نامه‌های وارده و صادره اعم از نوع نامه، طبقه‌بندی، ارجحیت، موضوع، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت‌ها و غیره را دارد. به صورت چند کاربره تعریف شده است و مدیر دبیرخانه می‌تواند برای افراد سطح دسترسی تعیین کند. مجهز به سیستم دسترسی به نامه‌های پیرو و عطف هر نامه بوده و امکان رزرو شماره نامه برای نامه‌های صادره را دارد.
اما این ها بخش بسیار کوچکی از امکانات عالی نرم افزار دبیرخانه یگانه است. اگر مشتاق خرید این نرم افزار قدرتمند هستید، بهتر است با کارشناسان فروش این شرکت تماس گرفته(22466748-021) و از آن‌ها درخواست یک جلسه دموی رایگان نرم افزار را داشته باشید. بعد از این جلسه دمو مطمئن خواهید شد که نرم افزار دبیرخانه همان ابزاری است که برای چابکی سازمان خود به آن نیاز دارید.
