در عصر ارتباطات دیجیتال، شرکت ها برای برگزاری جلسات، آموزش ها و رویداد ها به سمت استفاده از ابزار های آنلاین حرکت کرده اند تا بتوانند ارتباطی سریع، مؤثر و بدون محدودیت مکانی با اعضا و مخاطبان خود برقرار کنند. یکی از چالش های اصلی مدیران و مسئولان فناوری، انتخاب بین وبینار و ویدئو کنفرانس است؛ چرا که هرکدام مزایا و کاربرد های خاص خود را دارند و نمیتوان یکی را به صورت مطلق برتر دانست. انتخاب درست این ابزار ها، به همراه بهرهمندی از تجهیزات استاندارد، نقش اساسی در افزایش کیفیت محتوای ارائه شده، تجربه کاربری و در نهایت موفقیت پروژه ارتباطی خواهد داشت.
ویدئو کنفرانس چیست؟
ویدئو کنفرانس یعنی فناوری ای که به افراد اجازه میدهد از راه دور و به صورت زنده با هم صحبت کنند و تصویر همدیگر را ببینند، درست مثل اینکه در یک اتاق حضور داشته باشند. این ابزار ارتباطی به افرادی که در نقاط مختلف جغرافیایی هستند، کمک میکند تا بتوانند با هم جلسه بگذارند، بحث و تبادل نظر کنند و حتی اسناد و فایل هایشان را به اشتراک بگذارند.
کاربرد های ویدئو کنفرانس
این فناوری دامنه وسیعی از کاربرد های حرفه ای را پوشش میدهد. از جلسات منظم هیئت مدیره بین المللی تا ارتباط مستمر دفاتر مختلف یک سازمان در شهر های گوناگون، همگی با این سیستم امکان پذیر شده است. این راهکار امکان برگزاری دوره های آموزشی برای کارکنان در نقاط مختلف، جلسات فوری مدیریت بحران و حتی مصاحبه های استخدامی با کیفیت مطلوب را فراهم میآورد. بسیاری از شرکتها و حتی متخصصین از این سیستم برای ارائه خدمات مشاوره ای تخصصی به مشتریان خود نیز استفاده میکنند.
فرض کنید، یک مدیر فروش در یک شرکت بینالمللی هستید که باید مدام برای ملاقات با مشتریان به شهرها و کشورهای مختلف سفر کنید. در گذشته، این سفرها شامل هزینههای بسیار زیاد (هتل، بلیط هواپیما، ایاب و ذهاب) و اتلاف وقت فراوان (در راه و فرودگاه) بود.
اما با کمک ویدئو کنفرانس، میتوانید به جای سفر فیزیکی به تهران برای یک جلسه ۲ ساعته، از طریق لپتاپ خود در هتل اصفهان به صورت زنده به جلسه بپیوندید. در این جلسه انلاین میتوانید با همکاران تان در تهران مکالمه تصویری داشته باشید و علاوه بر این:
- اسلایدهای ارائه خود را به اشتراک بگذارید.
- اسناد فروش را به صورت زنده ویرایش کنید.
- حالت چهره و زبان بدن طرفین را ببینید که این موضوع به درک بهتر نظرات و ایجاد اعتماد کمک میکند.
در نتیجه، شرکت شما در هزینههای سفر، صرفهجویی قابل توجهی میکند و خود شما نیز زمان بیشتری برای استراحت یا بازدید از مشتریان محلی دارید و استرس ناشی از سفرهای پیاپی نیز از بین میرود.
مزایای ویدئو کنفرانس
یکی از برجسته ترین مزایای ویدئو کنفرانس، برقراری ارتباط تصویری با کیفیت بالا است که احساس حضور واقعی در جلسه را به شرکت کنندگان منتقل میکند. استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس پیشرفته امکان اشتراک گذاری محتوا از جمله اسناد، اسلاید ها و صفحه نمایش را به صورت همزمان فراهم میکند که این امر همکاری و تعامل بین اعضای تیم را بسیار بهبود میبخشد.
همچنین برگزاری جلسات به کمک این فناوری، صرفهجویی چشمگیری در زمان ایجاد میکند و بهره وری کار ها را افزایش میدهد. علاوه بر این، با کاهش نیاز به سفر و جابجایی، هزینه های مرتبط به شکل قابل توجهی کاهش مییابد و سازمان ها میتوانند با کمترین هزینه، بهترین نتیجه را در ارتباطات کاری خود تجربه کنند.
وبینار چیست
وبینار یک نوع کنفرانس تحت وب است که در بستر اینترنت و با استفاده از پلتفرمهای تخصصی ارتباطی برگزار میشود. هدف اصلی از برگزاری وبینار، انتقال دانش، آموزش مهارت های تخصصی یا معرفی محصولات و خدمات به جمع بزرگی از مخاطبان در محیطی ساختار یافته و حرفهای است. موفقیت یک وبینار به طور مستقیم به کیفیت سخت افزار ها و نرم افزار های مورد استفاده و همچنین محتوای ارائهشده وابسته است.
کاربرد های وبینار
از مهم ترین کاربرد های وبینار میتوان به برگزاری دوره های آموزشی آنلاین برای ارتقای سریع مهارت های کارکنان سازمان ها در نقاط مختلف دنیا اشاره کرد. در حوزه بازاریابی، بسیاری از شرکت ها از این ابزار برای معرفی محصولات جدید خود به مشتریان استفاده میکنند، این روش امکان برقراری ارتباط موثر و ایجاد اعتماد مخاطبان را به ارمغان میآورد. برگزاری رویداد های عمومی مانند سمینار های تخصصی و کارگاه های آموزشی نیز از دیگر موارد پرکاربرد این فناوری محسوب میشود. با وبینار امکان دعوت از اساتید بین المللی بدون محدودیت جغرافیایی نیز امکان پذیر است، سازمان های آموزشی میتوانند با کمترین هزینه، کلاس های تقویتی برای دانشجویان خود برگزار کنند.
مزایای وبینار
مهمترین مزیت وبینار امکان حضور تعداد نامحدودی از مخاطبان در یک فضا است. همچنین افراد میتوانند اشتراک گذاری ها و سخنرانی های وبینار را ضبط و در زمان مناسب مجددا برای خود نمایند. ابزارهای تعاملی مانند چت زنده و پنل پرسش و پاسخ، امکان برقراری ارتباط موثر با ارائه دهنده را ایجاد میکند.
تفاوت ویدئو کنفرانس و وبینار
| ویدئو کنفرانس | وبینار | موضوع |
| طراحی شده برای گروه محدود و سازمانی | مناسب برای جمعیت زیاد و عمومی | تعداد مخاطبان |
| امکان گفتگوی فراوان به صورت تصویری و صوتی | تعامل کمتر از طریق چت و پرسش ( امکان برقراری تماس تصویری وجود ندارد) | تعامل مستقیم |
| نیازمند سخت افزار تخصصی شامل دوربین و میکروفن | نیازمند حداقل سخت افزار مانند لپ تاپ | نوع تجهیزات |
| کیفیت بالا با استفاده از تجهیزات حرفه ای | وابسته به پلتفرم | کیفیت تصویر |
تجهیزات ویدئو کنفرانس و نقش آنها
- برای داشتن تجربه ای بینقص و کیفیت بالا در جلسات ویدئو کنفرانس، استفاده از تجهیزات سیستم کنفرانس استاندارد ضروری است. یک سیستم کامل متشکل از چهار جزء اصلی میباشد:
- دوربین: چشم های جلسه شما هستند و وظیفه ثبت تصاویر با کیفیت بالا، زوم دقیق و پوشش مناسب را بر عهده دارند. دوربین های پیشرفته با رزولوشن 4k و قابلیت چرخش هوشمند، کیفیت تصویر را چند برابر میکنند.
- میکروفن: صدا باید شفاف و بدون نویز باشد؛ میکروفن های حرفهای مخصوص ویدئو کنفرانس، صدا را با وضوح بالا دریافت و انتقال میدهند. انواع میکروفن رومیزی، سقفی و بیسیم بسته به نیاز فضا و تعداد شرکتکنندگان قابل انتخاب هستند.
- اسپیکر: پخش صدای واضح و بدون اکو نقش مهمی در کیفیت جلسه دارد. اسپیکر های با قابلیت لغو اکو، صدای طبیعی و رسا را برای تمامی حاضرین فراهم میکنند.
- سیستم مدیریت تصویر: ابزار های نرم افزاری و سخت افزاری که امکان کنترل دوربین، تنظیم تصویر و اشتراک گذاری محتوا را تسهیل میکنند.
استفاده از تجهیزات استاندارد، نه تنها کیفیت ویدئو کنفرانس را به طور چشمگیری افزایش میدهد بلکه تجربه کاربری را نیز چندین برابر بهبود میبخشد. در نتیجه جلسات با وضوح بالا برگزار میشود و ارتباط موثر تر و حرفهای تری بین اعضای تیم و مدیران برقرار میگردد.
جمعبندی
انتخاب بین وبینار و ویدئو کنفرانس باید دقیقا براساس نیاز های سازمان و نوع مخاطبان انجام شود. در حالی که وبینار برای ارائه های عمومی با تعداد زیادی شرکتکننده مناسب است، ویدئو کنفرانس با تجهیزات استاندارد اش بهترین راه حل برای برگزاری جلسات تعاملی و تیمی در بسیاری از شرکت هاست. مدیران شرکت ها، مسئولان فناوری و برگزارکنندگان رویداد ها برای بهرهمندی از ارتباطات تصویری با کیفیت بالا و عملکرد بهینه، میتوانند به سایت نوآوران فرتاک هوشمند مراجعه کنند و از مشاوره تخصصی و خرید تجهیزات مناسب بهرهمند شوند. این انتخاب هوشمندانه گامی موثر در ارتقا کیفیت ارتباطات سازمانی خواهد بود.
