اگر دقت کرده باشید شما هیچ لپ‌تاپ و کامپیوتری را بدون وجود نرم افزارهای مایکروسافت آفیس پیدا نمی‌کنید. این نرم افزارها به دلیل امکانات منحصر به فرد خود و کاربری راحتی که دارند طرفداران بسیار زیادی را برای خود پیدا کرده‌اند؛ به گونه‌ای که بخش مهمی از کارهای هر شرکت یا سازمان توسط یک یا تعدادی از این برنامه‌ها انجام می‌شود. از قابلیت‌های خوب این مجموعه می‌توان به امکان برقراری ارتباط بین نرم افزارهای آن اشاره کرد. اکسل و اکسس دو نمونه از نرم افزارهای آفیس هستند که برای تحلیل داده مورداستفاده قرار می‌گیرند؛ اما این دو تفاوت هایی اساسی با یکدیگر دارند که شما با شرکت در دوره‌های آموزش اکسس و همین‌طور نرم افزار اکسل می‌توانید این تفاوت‌ها را به درستی درک کنید.
معرفی نرم افزار اکسل
زمانی که شما برنامه اکسل را باز می‌کنید در صفحه روبه روی خود با تعداد زیادی سلول مواجهه می‌شوید که سلول‌های اکسل به شکل ردیف‌ها و ستون‌هایی در کنار هم قرار گرفته‌اند. این ساختار، انعطاف‌پذیری بالایی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا تجزیه‌وتحلیل‌های موردنظر را روی دیتاهای خود انجام دهند. درواقع برنامه اکسل به گونه‌ای طراحی شده است تا کارهای محاسباتی را مدیریت کند. ازاین‌رو کارشناسان می‌توانند عملیات مالی و محاسباتی خود را با کمک این نرم افزار به راحتی انجام دهند. تحلیل داده‌ها و برنامه‌ریزی رویدادها از کاربردهای گسترده‌ای است که توسط این برنامه انجام می‌شود.
شما برای انجام محاسبات خود می‌توانید از فرمول‌های استانداردی که درون برنامه وجود دارد استفاده کنید یا حتی به کمک برنامه‌نویسی VBA و انجام فرمول‌نویسی می‌توانید فرمول‌های جدیدی را برای خود خلق کنید. گزارش‌گیری بصری از دیگر قابلیت‌های اکسل است که به شکل‌های متنوع می‌توان آن را انجام داد. نرم افزار اکسل این توانایی را دارد که به شکل مستقیم به دیتابیس‌های SQL و موارد دیگر متصل شود و با بررسی داده‌ها و بر اساس قابلیت‌های خود به صورت یک گزارش ساز روی آن‌ها کار کند. اگر در زمینه هوش تجاری تخصص داشته باشید به احتمال زیاد از توانایی تولید گزارش توسط اکسل استفاده کرده‌اید. به طورکلی از مزایای این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انجام‌دادن تحلیل‌های سریع
- توانایی اتصال مستقیم برنامه به دیتابیس SQL و موارد دیگر
- قابلیت ارائه گزارش‌های بصری با قدرت تحلیل بالا
- به دست‌آوردن خروجی موردنظر به راحتی و با سرعت بالا
- توانایی استفاده از اکسل در هوش تجاری
- کاربری آسان و یادگیری سریع
معرفی نرم افزار اکسس
اکسس به عنوان یک نرم افزار دیتابیس شناخته می‌شود که هدف اصلی آن مدیریت پایگاه‌داده رابطه‌ای است. در اصطلاح انگلیسی به این پایگاه‌داده رابطه‌ای Database Management System گفته می‌شود که نام اختصاری آن DBMS است. درواقع شما می‌توانید از این نرم افزار برای جمع‌آوری داده‌ها، ویرایش و سازماندهی آن‌ها استفاده کنید. زمانی که شما نیاز به ارائه گزارش‌های زیادی داشته باشید، استفاده از نرم افزار access بهترین حالت است. شما برای ذخیره داده‌ها در این برنامه می‌توانید از جدول‌هایی استفاده کرده و در صورت نیاز بین جداول محدودیت‌هایی را اعمال کنید.
در نسخه‌های جدید اکسل امکان برقراری رابطه بین جداول موردنظر وجود دارد، اما هدف اصلی این برنامه دسترسی سریع به بانک‌های اطلاعاتی و بالابردن قدرت محاسبات است. بهتر است که ذخیره اطلاعات و داده‌ها را به عهده نرم افزار اکسس بگذاریم. اگر به دنبال ارائه گزارش‌های متعدد هستید استفاده از اکسس بهتر از اکسل خواهد بود. بر اساس آن چه گفته شد از نقاط مثبت اکسس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- توانایی ایجادکردن گزارش‌ها به منظور استفاده پی‌درپی
- نرمال‌سازی داده‌ها در چندین جدول و بررسی ساختار آن‌ها
- امکان مقیاس‌پذیری
بررسی تفاوت های اکسل و اکسس
احتمالا بر اساس آن چه که در بخش‌های قبلی گفته شد با تفاوت های این دو نرم افزار کاربردی آشنا شدید، اما با این حال در این قسمت ما به طور کامل‌تری به بررسی تفاوت های اکسل و اکسس می‌پردازیم.
اکسل به عنوان یک نرم افزار صفحه گسترده کارایی دارد که به کمک آن به راحتی می‌توان به بررسی و تحلیل داده‌ها پرداخت و نمودارها و مدل‌های آماری مربوط به آن‌ها را به دست آورد. برای مثال با وارد کردن اطلاعات مربوط به خرید و فروش محصولات خود، می‌توانید سود حاصل از فروش را با کمک فرمول‌های محاسباتی و نمودارهای مختلف محاسبه کنید. در مقابل از نرم افزار اکسس برای ذخیره بانک اطلاعاتی و ایجاد پایگاه‌های داده استفاده می‌کنند. برای مثال می‌توان اطلاعات مربوط به پرسنل فروشگاه و یا مواد اولیه را در اکسس ذخیره کرد.
فضای ذخیره سازی داده ها
اکسل فضای زیادی را به منظور ذخیره داده‌ها در اختیار شما قرار نمی‌دهد؛ در حالی که اکسس نسبت به اکسل فضای بیشتری دارد. زیرا اکسس با هدف نگهداری و ذخیره داده‌ها طراحی شده است و شما می‌توانید حجم زیادی از اطلاعات خود را درون این برنامه ذخیره کنید. شما برای این که بتوانید از تمام قابلیت‌های اکسس به درستی استفاده کنید لازم است تا در یک دوره جامع آموزش اکسس شرکت کرده و با مفاهیم اصلی آن مانند کوئری، برقراری ارتباط بین جداول، موجودیت و صفت آشنا شوید. اگر از کاربران معمولی اکسس باشید به احتمال زیاد برای کارکردن با این برنامه با مشکل مواجه خواهید شد؛ زیرا پیچیدگی‌های محیط کاربری اکسس نسبت به اکسل بیشتر است.
امکان استخراج اطلاعات
به دلیل برقراری ارتباط بین جداول اکسس، امکان استخراج اطلاعات از دیتاهای چندین جدول به راحتی وجود دارد، اما این قابلیت در نرم افزار اکسل وجود ندارد. برای مثال در اکسس می‌توان بین شبکه‌های اطلاعاتی مربوط به محصولات، مشتریان و فروش ارتباط برقرار کرد؛ در حالی که در اکسل شما تنها می‌توانید در یک کاربرگ همه اطلاعات خود را وارد کنید.
نوع داده های ورودی
خانه‌های اکسس با نام فیلد شناخته می‌شوند که هرکدام از آن‌ها ساختار داده‌ای دارند. به عبارت بهتر می‌توان گفت که شما به یک فیلد می‌توانید عکس، داده عددی یا متنی، لینک و موارد دیگر را اختصاص دهید. در حالی که امکان واردکردن هر نوع داده‌ای در سلول‌های اکسل وجود دارد که می‌توان روی آن‌ها عملیات حسابی انجام داد.
نحوه وارد کردن اطلاعات
از دیگر تفاوت های اکسل و اکسس می‌توان به نحوه ثبت اطلاعات و ورود آن‌ها اشاره کرد. در access وارد کردن اطلاعات با کمک فرم‌ها انجام می‌گیرد که نظم لازم را بین کارهای شما ایجاد می‌کنند و کاربر اطلاعات مربوط به هر فیلد را نمی‌تواند مشاهده کند، اما در اکسل تمام اطلاعات قابل‌مشاهده است.
آموزش نرم افزارها
شما برای حرفه‌ای شدن در اکسس باید به دانش برنامه‌نویسی تسلط داشته باشید درحالی که در اکسل پیشرفته تنها به آموزش کارکردن با آنالیز داده‌ها، توابع و نحوه نتیجه‌گیری روی آن‌ها نیاز دارید. همان‌طور که پیش از این گفته شد از خوبی‌های نرم افزارهای آفیس امکان برقراری ارتباط میان آن‌هاست؛ بنابراین شما می‌توانید در صورت نیاز جدول‌های هر کدام از این دو برنامه را در دیگری وارد کرده و از آن استفاده کنید.
جمع‌بندی
تا این جای کار متوجه شدیم که هدف از طراحی دو نرم افزار اکسل و اکسس چیست و هر کدام چه وظایفی را به عهده دارند. حال شاید از خود بپرسید که کدام یک بهترین گزینه هستند؟ پاسخ این سؤال کاملاً بستگی به کار شما و نیازتان دارد اگر تجزیه و تحلیل آماری داده‌ها برایتان مهم است، اکسل گزینه بهتری خواهد بود، اما برای ذخیره اطلاعات، اکسس بهترین قابلیت‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهد.
