در گذشته دستگاه های کپی لوازم ساده ای بودند که یک کار را انجام می دادند و آن هم این بود که نسخه های تکراری (کپی) می ساختند. آن ها فقط در گوشه دفتر قرار داشتند و شخصی آن ها را باز می کرند و شروع به کپی زدن می کرد. اما امروزه به طور کامل تفاوت پیدا کرده است. دستگاه های کپی کاری بیش از کپی کردن دارند.
برخی حتی قادر به ارسال نمابر، اسکن و چاپ هستند. دستگاه های امروزی چند منظوره عمل می کنند. اگر به دستگاه کپی نیاز دارید اما همه گزینه ها را نمی توانید برررسی کنید، در این مقاله به صورت کامل راهنمای خرید دستگاه کپی را مورد بررسی قرار میدهیم تا به شما کمک کند بهترین دستگاه کپی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.
قبل از اینکه بیشتر به موضوع بپردازیم، ابتدا باید بدانیم دستگاه فتوکپی چیست و چرا کسب و کار شما به آن نیاز دارد.
دستگاه کپی چیست؟
دستگاه کپی برای اولین بار توسط زیراکس در سال 1959 معرفی شد. دستگاه کپی نسخه های کاغذی اسناد، عکس ها و تصاویر را تولید می کند. اکثر دستگاه های کپی مدرن از فناوری معروف به xerography استفاده می کنند. روشی که با استفاده از بار الکترواستاتیک روی گیرنده نوری حساس به نور، تونر را روی کاغذ تولید می کند و یک تصویر قابل مشاهده می سازد.
نکات مهم در خرید دستگاه کپی
در زیر لیستی از مهمترین عواملی وجود دارد که باید هنگام انتخاب پرینتر یا چاپگر خود در آن ها را مد نظر داشته باشید.
حجم کار
میزان استفاده از دستگاه فتوکپی. تعداد صفحاتی را که دستگاه کپی می تواند تولید کند از مهمترین عواملی هستند که باید در نظر گرفته شود. این به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید که آیا به دستگاه کپی رنگی یا سیاه و سفید نیاز دارید و یا اندازه دستگاه بزرگ و اندازه سینی ظرفیت آن چگونه باشد.
ویژگی های اسکن
دستگاه فتوکپی که به شبکه یا دستگاه چند منظوره متصل است، بستری برای اسکنر با کیفیت است زیرا چاپگر می تواند اسکن را مستقیماً به رایانه یا ایمیل شما ارسال کند. این ویژگی مهمی برای کسانی هست که با این دستگاه کار می کنند. اگر برای کارهای روزمره خود به یک ویژگی اسکن نیاز دارید، مطمئن شوید که این ویژگی را دستگاه کپی مورد نظر داشته باشد.
سرعت
سرعت به تعداد نسخه هایی می گویند که می تواند در یک دفعه کپی شود. بنابراین، در نظر بگیرید که روزانه چه مقدار از دستگاه استفاده می شود، آیا افراد اغلب مجبور به استفاده از دستگاه کپی هستند و یا آیا تعداد زیادی بروشور بزرگ باید چاپ شوند. قبل از خرید دستگاه کپی، برای اطمینان از کافی بودن واحدی که برای آن کار می کنید دانستن اینکه در مورد سرعت کپی به چه چیزی احتیاج دارید مهم است.
ویژگی ها و مزایای اضافی
همانطور که قبلاً گفته شد، بسیاری از ویژگی های جدید به دستگاه های کپی اضافه شده است که داشتن آن ها ضروری نیست اما باعث می شود دستگاه کپی شما از کیفیت بالاتری برخوردار باشد. ویژگی های اضافی وجود دارد که می تواند تجربه چاپ و کپی کردن شما را بهبود بخشد، به عنوان مثال، راه حل های خودکار گردش کار سند، ویرایش اسناد و برنامه های دسترسی امکان کنترل دستگاه های کپی، چاپگر، اسکنر و دستگاه های چند منظوره را توسط دستگاه همراه را می توان از این ویژگی ها به شمار آورد.
شرکت تولید کننده
این فقط به برند ارتباط ندارد. بنابراین درگیر میزان فروش سالانه آن ها یا محبوبیت شرکت تولید کننده نشوید. فقط مطمئن شوید که این یک شرکت قانونی و پایدار است که اعتبار آن فروش محصولات عالی است. همچنین در صورت نیاز به پشتیبانی، خدمات و بازرسی را به مشتری ارائه می دهند. در بین شرکت های معتبر می توانید به برند های کانن، اپسون، اچ پی و… اعتماد کنید.
قیمت
برخی از دستگاه های کپی دارای قیمت پایینی هستند اما کیفیت کلی بالایی دارند در حالی که برخی دیگر گران قیمت هستند و ارزش آن مبلغ را ندارند. همیشه بهتر است قبل از خرید درباره محصولات تحقیق کنید و در مورد ویژگی های آن ها و آنچه نیاز دارید به جمع بندی مناسب برسید.
چند کاره بودن
نکته دیگری که باید به آن توجه شود این است که آیا دستگاه کپی چند منظوره گزینه مناسبی خواهد بود؟ این ویژگی ها می تواند شامل کپی، چاپ، اسکن و فکس در یک دستگاه کپی باشد. اگر برای یک دفتر کار کوچک می خواهید دستگاه کپی خریداری کنید، چند کاره بودن صرفه جویی قابل توجهی مالی را برای شما خواهد داشت. همچنین اگر برای هر کدام از این موارد دستگاه جداگانه خریداری کنید، فضای بسیاری زیادی را از شما می گیرد که این نیز می تواند یک مشکل اساسی باشد.
انواع دستگاه های کپی
رایج ترین دستگاه های کپی در بازار عبارتند از:
دستگاه های فتوکپی استاندارد سیاه و سفید
این ها دستگاه های فتوکپی هستند که فقط از یک تونر رنگی (عمدتا سیاه) استفاده می کنند. این دستگاه ها در اندازه های مختلف هستند و می توانند بیش از صد صفحه در دقیقه کپی کنند. آن ها معمولاً برای انواع مشاغل از قبیل مدارس و همچنین انواع کارهای اداری استفاده می شوند.
دستگاه های فتوکپی رنگی
برخلاف دستگاه های کپی استاندارد سیاه و سفید، دستگاه های کپی رنگی می توانند نسخه های رنگی تولید کنند. این نوع دستگاه کپی همچنین می تواند کپی های سیاه و سفید نیز تولید کند که آن ها را بسیار متنوع می کند.
دستگاه های کپی شبکه
این دستگاه های فتوکپی را می توان به شبکه دفتر متصل کرد و به هر کاربر در شرکت اجازه چاپ و اسکن بی سیم را می دهد. اکثر دستگاه های کپی چند منظوره و دیجیتال دارای کارت شبکه داخلی هستند.
دستگاه های کپی چند منظوره
این ماشین ها برای ارائه چندین کار طراحی شده اند. می توان از آن ها برای چاپ، نمابر، اسکن و کپی اسناد استفاده کرد.
ماشین های اداری خانگی
این ماشین آلات می توانند انتخاب خوبی برای کارهای در خانه باشند. بسته به نیاز شما می توانند نسخه های سیاه و سفید و رنگی استاندارد تولید کنند.
دستگاه های کپی رومیزی
دستگاه های فتوکپی رومیزی فقط برای کاغذ A4 یا اندازه کوچکتر طراحی شده اند. آن ها مدل هایی از دستگاه های کپی کوچکتر یا حتی دستگاه های فتوکپی چند منظوره هستند که برای قرارگیری روی میز طراحی شده اند.
چگونه از دستگاه فتوکپی خود مراقبت کنیم
دستگاه کپی یک وسیله پرهزینه است. افرادی که از این دستگاه استفاده می کنند دوست دارند که به مدت طولانی از آن استفاده کنند. پس در ادامه با ما همراه باشید تا اطلاعات مهمی را در این باره کسب کنید.
از محصولات با کیفیت بالا استفاده کنید
استفاده از کاغذ با کیفیت باعث کاهش تراش کاغذ و گرد و غبار باقی مانده داخل چاپگر می شود. اطمینان حاصل کنید که کاغذ در جای خشک نگهداری می شود و هرگز مرطوب و کثیف در دستگاه قرار نمی گیرد.
شیشه دستگاه کپی را به طور منظم تمیز کنید
برای تمیز کردن دستگاه کپی از یک پارچه غیر نرم مرطوب شده با شیشه پاک کن استفاده کنید. مستقیماً روی شیشه اسپری نکنید. هنگام اسکن اسناد گیره های کاغذ، منگنه یا سایر اشیا فلزی را جدا کنید تا خطر خراش شیشه را کاهش دهید.
باقی مانده و گرد و غبار را از سر کارتریج جوهر نگه دارید
با یک پنبه کوچک آغشته به الکل ایزوپروپیل یا آب، گرد و غبار موجود در نازل جوهر را مرتباً پاک کنید. یک برس کوچک و نرم برای گرد و غبار داخل و خارج دستگاه کپی کافی خواهد بود.
سه مرحله اصلی در انتخاب دستگاه کپی مناسب
1 – ارزیابی نیازهای خود
اولین قدم داشتن یک ایده نسبتاً دقیق از میزان نیاز سازمان شماست. تعداد کل صفحاتی که دستگاه شما در طول یک ماه به طور متوسط چاپ می کند مسئله بسیار مهمی در انتخاب دستگاه کپی می باشد. آیا به رنگ نیاز دارید؟ چاپ رنگی مقرون به صرفه تر از همیشه است. داشتن انتخاب های بیشتر، قیمت پایین تر سرعت بیشتر و کیفیت تصویر برتر از مزایای این نوع چاپ است. چه ویژگی هایی برای شما لازم است؟ شما باید بررسی کنید که آیا به ویژگی های دیگری از جمله دست زدن به اندازه کاغذ، اتصال بی سیم، امنیت و سایر موارد نیاز خواهید داشت.
نگرانی های هر فرد با یک سازمان در مورد دستگاه کپی متفاوت است. نکته اصلی یافتن دستگاه کپی با قابلیت های مناسب با نیازهای شما است. تست رایگان را حتما انجام دهید. یک نمایندگی باید یک تست رایگان چاپ را انجام دهد، که در آن آن ها میزان استفاده از دستگاه شما را کنترل می کنند و نتایج را به شما توضیح می دهند.
2 – مذاکره و تلاش دقیق
هنگام انتخاب نمایندگی، در مورد برند تولید کننده با آن ها و شهرت آن ها در میان مشاغل و سازمان ها به دقت تحقیق کنید. قرارداد شما باید دقیقاً مواردی را که فروشنده ارائه می دهد مشخص کند، مانند: نوع پاسخ دهی و ضمانت می توانید از مدل های سالهای قبل استفاده کنید. اگرچه از نظر فنی جدیدترین نیست، اما هنوز کاملاً جدید محسوب می شوند و اغلب ویژگی های مورد نظر را ارائه می دهند و قیمت آن ها نیز کمتر می باشد. در صورت لزوم می توانید از فروشنده بخواهید چند مشتری از محصولات خود را معرفی کند، تا از تجربه های آن ها استفاده کنید.
3 – زمان خرید
بهترین روش خرید چیست؟ خیلی از سازمان ها دستگاه کپی خود را به چند دلیل اجاره می دهند، از جمله: به روز نگه داشتن تجهیزات آسان تر هزینه ماهانه قابل پیش بینی، هزینه روزانه کمتر و انعطاف پذیری. انتخاب این دستگاه های کپی قدیمی از نظر قیمت بسیار مناسب تر هستند و ارزش بررسی کردن را دارند. اگر برای یک مدت کوتاه نیاز دارید می توانید اجاره کنید. این کار منطقی تر از برون سپاری می باشد. در این موارد حتما باید دقت بیشتری داشته باشید تا دستگاه ها بلافاصله بعد از خرید یا اجاره نیاز به تعمیرات نداشته باشند.
نتیجه گیری
داشتن اطلاعات کافی از نحوه کار، نحوه مراقبت از آن و مواردی که هنگام خرید باید رعایت کنید می تواند بسیار سودمند باشد، با انتخاب درست دستگاه، استفاده بهینه و مراقبت از آن می توانید برای مدت طولانی بدون هیچ مشکلی از آن استفاده کنید. به نظر شما هنگام خرید پرینتر چه نکات دیگری باید رعایت شود؟ نظرات خود را با ما در دانوتک به اشتراک بگذارید.
