گرفتن ایزو در کنار استفاده از سیستم‌های مدیریتی مانند 5s یا نظام آراستگی محیط کار موجب بهبود چشمگیر کسب‌وکار می‌شود. (هنگام اخذ، استعلام گواهینامه ایزو را فراموش نکنید و حتما از اعتبار مرجع صدور مطمئن شوید!). روش 5S یکی از ابزارهای مدیریتی و بهبود کیفیت است که در سازمان‌ها به‌منظور بهبود بهره‌وری و ارتقای کیفیت به کار می‌رود. این روش توسط یک مهندس ژاپنی با نام «تائیچی اونو» با هدف بهبود محیط کار و افزایش بهره‌وری تیم‌ها توسعه داده شد. اصول این نظام با حرف اول پنج کلمه ژاپنی «Seiri»، «Seiton»، «Seiso»، «Seiketsu» و «Shitsuke»” سازگاری دارد.
شروع استفاده از روش 5S برای همه آسان است. این روش نیازی به تحلیل فنی ندارد و می‌تواند در سطح جهانی و در همه انواع شرکت‌ها، از کارخانه‌های تولیدی گرفته تا ادارات، کسب‌وکارهای کوچک تا سازمان‌های چندملیتی بزرگ و در بخش‌های خصوصی و عمومی، اجرا شود. سادگی، کاربرد عملی و ماهیت بصری، این روش را به یک ابزار کمکی جذاب برای اپراتورها، مدیران و مشتریان تبدیل کرده است.
روش‌شناسی 5S
متدولوژی 5S شامل پنج مرحله ضروری برای دستیابی به اهداف تقسیم است. در مورد هر مرحله به‌تفصیل بحث خواهیم کرد:
جداسازی (Seiri):
اولین قدم در این متدولوژی جداسازی است. این مرحله شامل شناسایی اقلام ضروری در فضای کاری و حذف هرگونه اقلام اضافی یا غیرضروری است. این امر به کاهش شلوغی، به‌حداقل‌رساندن حواس‌پرتی و ساده‌کردن فضای کاری کمک میکند.
ترتیب (Seiton):
مرحله دوم شامل سازماندهی اقلام ضروری به‌صورت منطقی و سیستماتیک است. این مرحله شامل اختصاص یک مکان خاص برای هر مورد و برچسب‌زدن آنها برای شناسایی آسان است. این به کاهش زمان جستجو و رفع نیاز به موجودی اضافی کمک میکند.
تمیزی (Seiso):
این سوم به‌منظور تمیزکردن، بازرسی و نگهداری منظم برای اطمینان از اینکه همه چیز در شرایط کار و بدون نقص است، انجام می‌شود.
استانداردسازی (Seiketsu):
مرحله چهارم در این متدولوژی، استانداردسازی است. این مرحله شامل ایجاد مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و رویه‌ها برای حفظ فضای کاری است. در این مرحله مستندسازی سه مرحله قبلی و ایجاد یک برنامه منظم برای اجرای آنها صورت می‌گیرد.
حفظ و نگهداری (Shitsuke):
گام نهایی شامل ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر است که در آن چهار مرحله قبلی به طور مداوم دنبال و فضای کاری به طور مداوم بهینه می‌شود.
مزایای روش 5S
این روش مزایای بی‌شماری را برای سازمان‌های تولیدی و خدماتی فراهم میکند. برخی از مزایا عبارت‌اند از:
بهبود تصویر برند: نظام آراستگی محیط کار باعث بهبود تصویر برند و شرکت می‌شود. مشتریان و کارکنان در محیطی تمیز و منظم به ارتباط با برند اعتماد بیشتری دارند.
افزایش بهره‌وری: محیط کار تمیز و منظم موجب افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. کارکنان در محیطی منظم، تمرکز بیشتری دارند و توانایی انجام وظایف را بهتر از قبل ارتقا می‌بخشند.
حفظ بهداشت کارکنان: نظام آراستگی محیط کار به حفظ بهداشت کارکنان کمک میکند. محیط کار پاک و بهداشتی به میزان حوادث و بیماری‌های مرتبط با محیط کار کاهش می‌دهد.
بهبود فضای روابط کاری: محیط کار منظم و تمیز بهبود فضای روابط کاری را تسهیل میکند. افراد در یک محیط مرتب و دلپذیر، به‌راحتی می‌توانند در کارگروهی و همکاری با یکدیگر موفق‌تر عمل کنند.
مزایای اقتصادی: استفاده از نظام آراستگی محیط کار به مزایای اقتصادی نیز منجر می‌شود. کاهش هزینه‌های مرتبط با تعمیر و نگهداری و افزایش بهره‌وری به‌صورت مستقیم در ترتیبات مالی شرکت تأثیرگذار خواهد بود.
استراتژی‌های پیاده‌سازی
پیاده‌سازی متدولوژی روش 5S نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای دقیق است. برخی از استراتژی‌های مؤثر برای اجرای این متدولوژی در زیر آورده شده است:
- یک تیم اختصاصی برای نظارت بر روند اجرا تشکیل دهید.
- برای اطمینان از درک متدولوژی و مزایای آن، به کارکنان آموزش کافی ارائه دهید.
- با یک پروژه آزمایشی شروع کنید و به‌تدریج به سایر حوزه‌های سازمان گسترش دهید.
- معیارهای واضحی را برای اندازه‌گیری موفقیت پیاده‌سازی ایجاد کنید.
- به طور مستمر روش‌شناسی را نظارت و بهبود دهید تا از اثربخشی آن اطمینان حاصل کنید.
چالش‌ها و راهکارهای پیاده‌سازی موفق متدولوژی 5S
پیاده‌سازی متدولوژی 5S ممکن است با چالش‌هایی مانند مقاومت در تغییر و عدم تعامل کارکنان مواجه شود. برای غلبه بر این چالش‌ها، آموزش مناسب، تبیین اهمیت و ایجاد حمایت از کارکنان ضروری است.
جمع‌بندی
باتوجه‌به اهمیت ترتیب، تمیزی و بهره‌وری در محیط کاری، استفاده از روش 5S به‌عنوان یک ابزار مؤثر در بهبود کارایی و ارتقای محیط کاری در سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است. این روش با افزایش ایمنی، کاهش هدررفت‌ها و تقویت روحیه کاری، سازمان‌ها را به‌سوی رشد و پیشرفت هدایت میکند.
منبع:
EIQM
