با فرا رسیدن سال جدید، بسیاری از شرکت‌ها به بررسی کسب‌وکار خود می‌پردازند تا مشخص کنند که آیا موردی وجود دارد که بتوانند آن را در سال آینده بهبود ببخشند و تغییر دهند یا خیر. بهره‌گیری از شرکت خدمات مالی از جمله مواردی بوده که بسیاری از کسب‌وکارها به آن فکر می‌کنند.
مواردی که در هنگام بررسی کسب‌وکارها در نظر گرفته می‌شوند معمولا مربوط به بهبود بخشی و کارایی بیشتر، افزایش درآمد، رضایت مشتریان و سایر موارد بوده که همگی آنها مشخص می‌کنند آیا یک شرکت توانسته به صورت کارآمد و موثر عمل کند یا خیر. اگر پاسخ این سوالات “خیر” باشد پس می‌توان مطمئن شد که باید تصمیماتی گرفت تا به رفع این کمبودها پرداخت.
شناخت زمان مناسب برای خرید نرم افزار مالی
زمانی که برای تهیه نرم افزارهای مالی باید در نظر گرفته شود در واقع زمانی است که یک کسب‌وکار نتواند به صورت کارآمد و موثر عملیات روزانه خود را مدیریت کند، به همین دلیل نیازمند وجود یک نرم افزار خواهد بود. حال در این میان علائمی وجود دارد که می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- ناتوانی در پردازش به موقع سفارشات جدید
- افزایش فروش
- بروز خطاهای حمل‌ونقل
- امکان افزایش سفارشات برگشتی به دلیل وجود مشکلات در موجودی کالا
- عدم اطلاع از جریان نقدی روزانه
- وقت گیر بودن مدیریت فرآیندهای دستی
- زمانی که انجام وظایف روزانه کارکنان بدون اضافه کاری ممکن نباشد.
- و غیره
وجود هر یک از موارد اشاره شده و سخت‌تر شدن عمل حسابرسی به کارها آن هم برای مدت زمانی طولانی، نشانه‌ای از عدم وجود نرم افزارهای حسابداری است؛ که در این صورت منجر به ضعف یک کسب‌وکار و بازدهی پایین آن خواهد شد. مواردی که در این بخش اشاره شد می‌تواند باعث به وجود آمدن مشکلاتی اساسی در یک کسب‌وکار شود، که به طور کلی شامل موارد زیر هستند:
- ناتوانی در رشد یک کسب‌وکار
- داشتن روابط کمرنگ با مشتریان
- خطر از دست دادن مشتریان
- خطر از دست دادن درآمد
- افزایش خطا در سفارشات، فروش، حمل‌ونقل و غیره
- ضعیف شدن روحیه کارکنان یک سازمان
- ناتوانی در مدیریت جریان نقدی تجاری
- و غیره
چگونگی فهم نیاز به خرید نرم افزار حسابداری
اگر شرکتی معتقد باشد که وجود نرم افزار حسابداری به جهت کمک و تسهیل امور مجموعه مورد نیاز است، در این صورت باید به فکر تهیه یک نرم افزار باشند. امروزه راه‌حل‌های حسابداری بسیاری با تهیه نرم افزارها در سطوح مختلف عملکرد و قیمت در بازار وجود دارد. به همین دلیل بسیار مهم است که نیازهای خاص با بودجه واقعی یک شرکت درک شود.
برای این امر یک شرکت باید به دنبال راه حلی باشد که بتواند بودجه خود را براساس آن تنظیم کرده و به آنچه نیاز دارد دسترسی پیدا کند. به طور حتم نیازهای یک شرکت کوچک با شرکتی بزرگ به جهت تهیه نرم افزار حسابداری پیمانکاری قابل مقایسه نبوده به همین دلیل هر کسب‌وکاری باید بتواند نرم افزار در نظر داشته را متناسب با نیاز خود تهیه کند.
برای آگاهی از نیاز نرم افزاری پیش از شروع صحبت با فروشندگان نرم افزارها، باید یک سری سوالات همچون موارد زیر از آنها پرسیده شود:
- برای حل مشکلات موجود در حسابداری شرکت، چه نرم افزاری مناسب مجموعه ما خواهد بود؟
- آیا نرم افزار ارائه شده دارای اشتراک ویژه بوده و می‌توان متناسب با نیاز آن را توسعه داد؟
- آیا شرکت ارائه دهنده خدمات متعهد به به‌روزسانی نرم افزار و کارایی بهتر آن در صورت نیاز هست؟
- فرآیندهایی که باید به جهت ارزیابی، تصمیم گیری و پیاده سازی نرم افزار حسابداری استفاده کرد شامل چه مواردی هستند؟
خرید نرم افزار مورد نیاز زمانی مناسب خواهد بود که فروشنده نرم افزار بتواند به جهت رفع نیازهای یک شرکت به خوبی وقت گذاشته و تمامی موارد مورد نیاز را برای کارفرمایان تشریح کند تا هیچگونه مشکلی در این میان وجود نداشته باشد.
مزایای تهیه نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر
از جمله مزایای مهمی که می‌توان برای نرم افزارهای مبتنی بر ابر عنوان کرد شامل موارد زیر هستند:
- امکان دسترسی به سیستم در هر زمان و مکان: این امر به ویژه در زمان همه‌گیری دورکاری و انجام کارها از راه دور مورد توجه قرار گرفت و امکان دسترسی از منزل به انجام امور حسابداری را سهولت بخشید.
- پردازش بهتر داده‌های مالی: دسترسی از راه دور علاوه بر بهره‌وری و به‌روز نگه داشتن اطلاعات مالی کمک می‌کند تا پردازش‌ها بهتر انجام شود.
- امنیت بیشتر داده‌ها: از جمله ویژگی‌های مهم در برخورد با اطلاعات مالی، امنیت داده‌ها است. این سیستم‌ها به جای نصب فیزیکی، از طریق اینترنت قابلیت دسترسی دارند که در این صورت آسیب پذیری اطلاعات در برابر سرقت، خرابکاری، آسیب یا قرار دادن نادرست اطلاعات به حداقل می‌رسد.
- امکان ارتقا فوری: اگر ارائه‌دهنده به جهت پشتیبانی و یا اعمال به‌روزرسانی، نیاز به دسترسی به سیستم داشته باشد می‌تواند این کار را از راه دور انجام دهد که این امر منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود، زیرا این کار نیاز به هزینه رفت‌وآمد ندارد.
خرید بهترین نرم افزار مالی
در صورتی که شرکتی قصد خرید نرم افزار مالیاتی را داشته باشد، می‌تواند با خرید نرم افزار سپیدار از قابلیت‌های بسیاری همچون دسترسی به حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی، صورتحساب فروش، مدیریت اعتبار، تسویه حساب بانکی، مدیریت خرید و غیره بهره‌مند شود. این نرم افزار دارای طیف وسیعی از قابلیت‌ها در یک سیستم بوده و می‌تواند نیازمندی به تطبیق و یا ادغام چندین پلتفرم را از بین ببرد و ارتباط متقابل بین عملکردهای جداگانه اتوماسیون را به یک امکان واقعی تبدیل کند.
